Analisis Varians Sebagai Alat Bantu Manajemen Untuk Mengukur Efektivitas dan Efisiensi Perusahaan

Oleh :

Wahyul Wahab ¹⁾

Abstrak Dalam kegiatan bisnis, seperti halnya sektor perhotelan berbagai penyimpangan pasti terjadi. Pengelola bisnis tentunya berupaya meminimalisasi penyimpangan manakala tersedia data yang cukup. Dengan mengambil contoh dalam sector perhotelan  anggaran disusun berdasarkan standar yang telah ditentukan yang mencakup pemakaian beban, tenaga serta beban-beban yang tidak langsung lainnya. Sistem biaya standar berguna dalam menyusun laporan manajemen, mengetahui persediaan akhir lebih awal, dan pembukuan menjadi lebih sederhana.

Key word : Anggaran, Analisis Varians. Biaya Standar, Efektivitas, Efisiensi

1.      Pendahululan

1.1.Latar Belakang

Analisis varian (variances Analysis) merupakan proses analisis atas penyimpangan-penyimpangan yang telah terjadi, yang besar atau jumlahnya dapat diukur dengan membandingkan angka-angka yang telah dianggarkan (budgeted) terhadap realisasi, baik yang menyangkut penjualan atau pendapatan maupun beban.

Analisis ini berguna untuk memperoleh informasi secara umum tentang sebab-sebabnya timbul penyimpangan atau varians tersebut. Sebagai contoh adalah bahwa varians atas pendapatan (revenues) dapat terjadi oleh karena perbedaan harga jual atau volume penjualan, akan tetapi apa yang merupakan faktor penyebabnya terjadinya penyimpangan atau varians tersebut tidak terungkap didalamnya. Suatu analisis terhadap perbedaan beban tenaga-variabel akan mengungkapkan hal-hal yang berkaitan dengan “perbedaan tarif upah” efisiensi, serta volume, maupun apa yang merupakan penyebab terjadinya perbedaan atau varians tersebut tidak diketahui secara pasti.

     Pengamatan lebih lanjut oleh manajemen yang diserahi tanggung jawab perlu dilakukan untuk mendapatkan informasi yang jelas mengenai penyebab penyimpangan tersebut, sehingga tindakan-tindakan perbaikan yang dibutuhkan dapat dilakukan dengan lebih terarah dan sedini mungkin. Sebagai contoh misalnya, penyimpangan tarif upah yang tidak menguntungkan (unfavorable Variances) kemungkinan dapat disebabkan oleh faktor mutu tenaga atau sumber daya manusianya, Kelebihan beban yang dibayarkan untuk kerja lembur, atau dapat disebabkan perpaduan kedua faktor tersebut.

1.2.Tujuan Penulisan

Penulisan makalah ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis penyimpangan atau varians apa saja yang terjadi didalam usaha jasa perhotelan

2.      Uraian Teoretis

2.1.Unsur-unsur Yang Perlu Dianalisis

            Analisis varians yang diuraikan disini hanya dua unsur saja yaitu, “Pendapatan/  Penjualan”, dan Beban Tenaga Variabel”. Penerapan analisis varians menyangkut kedua unsur ini dapat juga dilakukan untuk bidang lainnya yang sifatnya sama atau tidak berbeda, baik dengan menggunakan formula/rumus tertentu atau melalui penyajian grafik dengan disertai ilustrasi yang diambil dari salah satu hotel.

Evaluasi Varians Yang Diukur Dalam Nilai uang

            Setiap varians atau penyimpangan yang terjadi selalu diukur dalam nilai uang dan dilihat apakah varians tersebut menguntungkan (Favorable) atau tidak menguntungkan (Unfavorable), meskipun hal ini terjadi karena perbedaan volume phisik ataupun waktu/jam. Oleh karena itu varians tersebut perlu diikuti dan diidentifikasi sesuai dengan kondisinya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan 1.

          Bagan No.1

PENDAPATAN : -         Bila REALISASI > ANGGARAN/BUDGET           Varians yang                                                                                            menguntungkan                                                                                            (Favorable) -         Bila REALISASI < ANGGARAN/BUDGET           Varians yang                                                                                            tidak mengun                                                                                            tungkan                                                                                            (Unfavorable) BEBAN : -         Bila ANGGARAN/BUDGET > REALISASI           Varians yang                                                                                            menguntungkan                                                                                            (Favorable) -         Bila REALISASI > ANGGARAN/BUDGET           Varians yang                                                                                            tidak mengun                                                                                            tungkan                                                                                            (Unfavorable)

1)      Varians atau Penyimpangan atas Penjualan/Pendapatan

            Varians atas penjualan terjadi disebabkan adanya perbedaan dalam “harga jual” ataupun “volume penjualan”. Dengan demikian, varians yang akan dianalisis dalam hal penjualan/pendapatan disini menyangkut 2 (dua) hal yaitu, Varians Harga dan varian volume, yang dirumuskan sebagai berikut :

a)      Varians Harga           = (Tarif/harga Sebenarnya – Tarif/Harga yang Dianggarkan) x

                                Volume yang Sebenarnya)

b)      Varians Volume        = Tarif/Harga yang Dianggarkan x (Volume sebenarnya –

                               Volume yang Dianggarkan)

Atau secara gabungan disebut Varians Harga dan Volume yang dirumuskan sebagai berikut :

c)      Varians Harga & Volume =  (Tarif/Harga sebenarnya – Tarif/Harga yang

                                              Dianggarkan) x (Volume Sebenarnya – Volume yang

                                              Dianggarkan)                                                                      

2.      Varians atau Penyimpangan atas Beban Variabel

yang dimaksud dengan beban variable adalah unsur beban tenaga yang secara total besar kecilnya berubah mengikuti perubahan aktivitas atau volume produksi. Beban tenaga variabel akan naik (secara proporsional) apabila volume produksi atau aktivitas naik, atau sebaliknya turun bila terjadi penurunan volume atau aktivitas. Dengan mengambil contoh dalam bisnis perhotelan, kegiatan pembersihan untuk setiap kamar adalah contoh nyata yang dapat dikaitkan dengan beban tenaga variable ini. Semakin banyak kamar yang dihuni oleh para tamu hotel, semakin banyak pula kegiatan pembersihan yang harus dilakukan oleh petugas kamar yang tidak lepas dari beban tenaga yang terkait untuk itu. Demikian pula untuk tugas pelayanan makanan dan minuman di restoran yang diberikan oleh pihak “servers” tidak terlepas dari banyak sedikitnya tamu atau pengunjung yang dilayani. Oleh karena itu beban tenaga yang tekait dengan kegiatan pelayanan disini adalah merupakan contoh nyata yang digolongkan sebagai beban tenaga variable.

Dalam kaitanya dengan analisis varians untuk beban tenaga ini, terdapat 3(tiga) unsure yang umumnya merupakan penyebab yaitu, yaitu unsure volume, tarif upah imbalan, serta factor efisiensi. Semua varians yang timbul atas beban tenaga ini dapat dibedakan kedalam tiga unsure tersebut. Varian volume terjadi karena adanya perbedaan volume yang sebenarnya dengan dicapai dengan yang direncanakan. Demikian juga varians tarif terjadi karena perbedaan antara tarif rata-rata yang sesungguhnya terjadi dengan tarif yang telah ditetapkan dimuka, sedangkan varians efisiensi terjadi karena jumlah tenaga yang digunakan dengan yang direncanakan berbeda.

Dengan memperhatikan hal-hal yang telah diuraikan diatas, analisis varians yang diperlukan dan berhubungan dengan beban tenaga variable tersebut dapat dihitung varians-varians sebagi berikut :

1)      Varians Volume  = Tarif yang Dianggarkan  x  (Jumlah Jam yang Dianggarkan –

                               Jumlah Jam yang Semestinya Menurut Standar untuk output yang

                               Dihasilkan)

2)      Varians Tarif      = Jumlah Jam yang Dianggarkan x  (Tarif yang Dianggarkan – Tarif

                              Sebenarnya)

3)      Varians Efisiensi = Tarif yang dianggarkan  x  (Jumlah Jam yang Semestinya

                               Menurut Standar untuk Output yang Dihasilkan- Jumlah Jam yang

                               Sebenarnya)

3. Pembahasan

            Dengan mengambil ilustrasi disektor jasa perhotelan berikut pembahasan analisis varians atau penyimpangan yang mencakup pendapatan dan beban pegawai :

3.1. Analisis Varians Pendapatan/Penjulan Kamar

Contoh 1; Pendapatan Kamar SIGURA-GURA HOTEL

Tahun 20AA

Uraian	Jumlah Tamu Menginap (Kamar)	Tarif Kamar Rata-rata (000)	Jumlah (000)
ANGGARAN REALISASI	440          415	Rp       355 Rp       360	Rp   156.200 Rp   149.400
PERBEDAAN	25	Rp           5	Rp       6.800  (UF)

           

            Dari ilustrasi contoh 1, diatas terdapat perbedaan pendapatan atas kamar sebesar Rp 6.800.000 yang dalam hal ini merupakan perbedaan yang tidak menguntungkan (Unfavorable). Perbedaaan anggaran terhadap realisasi ini diteliti lebih lanjut untuk mendapatkan informasi tentang penyebabnya melalui analisis varians sebagai berikut :

a)      Varians Volume        =  (Volume sebenarnya – Volume yang Dianggarkan) x

                                Tarif/Harga yang dianggarkan

                            =  ( 415 – 440 ) x Rp 355.000

                            =  (- 25 ) x Rp 355.000

                            =  Rp - 8.875.000 (Unfavorable)

Dalam perhitungan ini, terdapat perbedaan atau varians volume sebesar                    Rp 8.875.000 yang tidak menguntungkan (Unfavorable) yang hal ini disebabkan jumlah tamu menginap tidak tercapai seperti yang dianggarkan yaitu berkurang 25 kamar.

b)      Varians Harga          =  (Tarif/harga Sebenarnya – Tarif/Harga yang Dianggarkan) x

                                Volume yang Sebenarnya

                           =  ( Rp 360.000 – Rp 355.000 ) x Rp 415

                           =  ( Rp     5.000 ) x Rp 415

                           =  Rp  2.075.000 ( Favorable )

Dalam perhitungan varians diatas terdapat perbedaan atau varians harga/tarif sebesar Rp 2.075.000 yang menguntungkan (Favorable). Hal ini disebabkan adanya perbedaan Tarif Sebenarnya dengan Tarif yang Dianggarkan.

Selanjutnya perhitungan varians secara gabungan juga dilakukan untuk melihat varians netto :

c)      Varians Harga & Volume =  (Tarif/Harga sebenarnya – Tarif/Harga yang

                                              Dianggarkan) x (Volume Sebenarnya – Volume yang

                                              Dianggarkan)          

                                          =  ( Rp 360.000 – Rp 355.000 ) x ( 415 – 440 )

                                          =  Rp  5.000  x ( - 25 )

                                          =  Rp   - 125.000 (Unfavorable)

Bila semua varians digabungkan akan menghasilkan total varians yang jumlahnya sama dengan dengan selisih antara ANGGARAN dengan REALISASI seperti yang dilihat dalam perhitungan dibawah ini :

Varians Volume :

-Volume Sebenarnya         =  415  kamar

-Volume Dianggarkan       =  440  kamar

-Varians-Unfavorable       =    25  kamar  x  Rp  355.000                            = Rp – 8.875.000

                                                                    (Tarif Dianggarkan)

Varians Harga :

-Harga Sebenarnya            =  Rp 360.000

-Harga Dianggarkan          =  Rp 355.000

-Varians-Favorable            =  Rp     5.000 x  415 kamar                   = Rp    2.075.000

                                                                     (Volume Sebenarnya)

Total Varians – Unfavorable (Tidak Menguntungkan)         = Rp  - 6.800.000

Dengan demikian secara keseluruhan realisasi anggaran pendapatan terjadi perbedaan atau varians yang tidak menguntungkan sebesar Rp 6.800.000 (Unfavorable) seperti yang terlihat dalam ikhtisar pendapatan kamar

            Dari hasil analisis ini tentunya pihak manajemen harus menyelidiki faktor-faktor penyebab tidak tercapainya  tingkat hunian (accupancy rate) yang ditargetkan, yang akhirnya menyebabkan tidak tercapainya “jumlah kamar tamu menginap yang dianggarkan. Bila faktor penyebabnya adalah controllable bagi manajemen, maka manajemen harus mampu mencari solusi memecahkan setiap problem yang dihadapi ataupun yang terjadi sebagai tindakan koreksi sebelum keadaannya menjadi lebih parah. Sedangkan bila problem-problem yang bersifat uncontrollable bagi manajemen, masalahnya menjadi lain dan tidak membutuhkan tindakan yang spesifik dari manajemen untuk untuk tujuan perbaikan atau koreksi.

3.2. Analisis Varians Tenga Variabel

                Untuk menganalisis varians-varians yang berhubungan dengan tenaga ini, perlu diketahui beberapa hal yang penting  dan dipahami, yaitu :

·         Standar waktu (jam) yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap pekerjaan/kegiatan untuk keperluan penyusunan anggaran. Sebagai contoh adalah, bila untuk melayani pesanan tamu untuk 15 orang tamu oleh “server” membutuhkan waktu 1 jam, maka dibutuhkan waktu sebanyak 40 jam untuk memenuhi pesanan dari 600 orang tamu (atau 600 : 15 = 40)

·         Jumlah waktu (jam) yang semestinya dibutuhkan menurut standar, untuk output yang sesungguhnya dihasilkan. Bila diketahui, dalam kenyataan seorang server memberikan pelayanan kepada 660 orang tamu, maka jumlah wakktu (jam) yang semestinya dibutuhkan (menurut standar waktu yang telah ditetapkan) terhadap 660 orang tamu (output sesungguhnya yang dihasilkan) yang dilayani oleh server tersebut adalah 44 jam (660 : 15 = 44)

·         Standar tarif perjam untuk tenaga/pekerja yang melaksanakan tugas/pekerja

·         Tarif sebenarnya perjam atau yang dibayarkan kepada tenaga/pekerja yang menjalankan tugas/pekerjaan.ng Dianggarkan

·         Jumlah jam yang sebenarnya  diigunakan oleh tenaga/pekerja dalam melaksanakan tugas/pekerja.

Contoh 2. Beban Tenaga

Beban Tenaga untuk Departemen Kamar/Room Departement

SIGURA-GURA HOTEL

Tahun 20AA

Uraian	Jumlah Tamu Menginap (Kamar)	Waktu Cover per kamar (Menit)	Total Waktu Cover (Jam)	Tarif Per  Jam (000)	Jumlah Seluruhnya
ANGGARAN REALISASI	440 415	30 28	220 193,67	33,5 30,0	7.370 5.810
PERBEDAAN	25	2	26	3,5	1.560

Dari ilustrasi contoh 2, diatas terdapat perbedaan beban tenaga sebesar Rp 1.560.000 yang dalam hal ini merupakan perbedaan yang menguntungkan (favorable). Perbedaaan anggaran terhadap realisasi ini perlu diteliti lebih lanjut untuk mendapatkan informasi tentang penyebabnya melalui analisis varians sebagai berikut :

a)     Varians Volume     = (Jumlah Jam yang Dianggarkan – Jumlah Jam yang Semestinya

                                 Menurut Standar untuk output yang Dihasilkan) x Tarif yang

                                 Dianggarkan   

                              = (220 – 207,5) x Rp 33.500

                              = (12,5) x Rp 33.500 

                              = Rp 418.750 (Favorable)

b)     Varians Tarif          = (Tarif yang Dianggarkan – Tarif Sebenarnya) x Jumlah Jam yang

                                 Dianggarkan

                              = (Rp 33.500 – Rp 30.000) x 220

                              = (Rp 3.500) x 220

                              = Rp 770.000 (Favorable)

c)         Varians Efisiensi = (Jumlah Jam yang Semestinya Menurut Standar untuk Output

                                 yang Dihasilkan- Jumlah Jam yang Sebenarnya) x Tarif yang

                                 dianggarkan 

                                    = (207,5 – 193,67) x Rp 33,500

                                    = (13,83) x Rp 33.500

                                    = Rp 463.305  ( Favorable)

d)    Varians Volume & Tarif    =  (Jumlah Jam yang Dianggarkan – Jumlah Jam yang

                                              Sebenarnya) x (Tarif yang Dianggarkan – Tarif yang

                                              Sebenarnya

                                          = (220 – 193,67) x (Rp 33.500 – Rp 30.000)

                                          = (22,33) x (Rp 3.500)

                                          = Rp 92.155 (Unfavorable)

                                 

            Dari ikhtisar pendapatan dan beban SIGURA-GURA HOTEL untuk periode 20AA ini ada dua hal yang sangat berkaitan dengan usaha jasa perhotelan, yaitu terhadap pendapatan Kamar dan Beban Pegawai. Hal ini didasarkan atas beberapa pertimbangan :

a)      Pendapatan Kamar merupakan sumber pendapatan utama dalam bisnis perhotelan, yang hubungannya sangat erat dengan pengukuran kinerja perusahaan. Hal tersebut dinyatakan karena besar kecilnya laba operasi yang dapat diraih tidak lepas dari tingkat penghunian (Room Accupanccy Rate) hotel itu sendiri yang tercermin pada pendapatan operasionalnya.

b)      Sebagai Badan Usaha Jasa, peranan sumberdaya manusia sangat dominan, sehingga beban pegawai yang terkait dalam hal ini perlu dianalisis secara cermat dalam upaya meningkatkan efisiensi

c)      Selain porsi untuk beban pegawai cukup dominan bila dibandingkan dengan beban kamar yang lain, juga terdapat unsur-unsur beban variable yang dalam hal ini merupakan beban yang “controlable” dan perlu dianalisis dalam rangka pengendalian.

4. Kesimpulan :

            Dari keseluruhan uraian tersebut di atas yang mengambarkan terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau varians dapat simpulkan : 

1)      Bahwa hasil analisis atas varians tersebut sangat bermanfaat dalam membantu menajemen untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.

2)      Agar pengukuran varians yang terjadi dapat dilakukan dengan lebih cermat, maka perlu digunakan anggaran (budget) serta biaya standar. Dengan cara ini akan diperoleh bentuk perencanaan dan pengendalian yang sebaik-baiknya, karena yang digunakan sebagai dasar untuk menyusun suatu rencana serta membuat penilaian biaya yang ditentukan secara ilmiah (biaya standar). Bila anggaran biaya standaar dapat diumpamakan sebagai batu-bata yang dipakai untuk membangun suatu anggaran.

3)      Dalam bisnis perhotelan, anggaran yang disusun pada umumnya ditetapkan berdasarkan standar yang telah ada, dan hal ini mencakup pemakaian bahan, tenaga, serta beban-beban tidak langsung lainnya.

4)      Kegunaan lain dari penggunaan sistem biaya standar :

-          Memungkinkan penyusunan laporan manajemen yang lebih bermanfaat. Yang dimaksud dalam hal ini adalah bahwa sistem biaya standar memungkinkan laporan yang disusun dapat lebih sederhana namun sangat efektif untuk tujuan pengendalian berdasarkan prinsip “Management By Exceptions”. Dalam laporan cukup dinyatakan penyimpangan-penyimpangan atau varians saja, sedangkan angka-angka lainnya dapat diabaikan. Dari varians tersebut perlu dicari atau dikietahui :

a)      Dimana varians tersebut terjadi

b)      Mengapa varians atau penyimpangan tersebut terjadi

c)      Siapa yang bertanggung jawab atas varians atau penyimpangan tersebut

-          Dapat menetapkan atau mengetahui persediaan akhir lebih awal. Karena persediaan akhir dinilai berdasarkan biaya standar, perhitungannya menjadi lebih sederhana dan dapat diselesaikan lebih cepat.

-          Pembukuannya menjadi lebih sederhana. Karena biaya dicatat berdasarkan biaya standar yang telah ditetapkan sebelum kegiatan dimulai, maka pencatatan menjadi lebih sederhana dan penyusunan laporan bagi keperluan menajemen dapat diselesaikan dengan lebih cepat berarti penghematan biaya. Hal tersebut tentunya bukanlah berarti bahwa biaya yang sesungguhnya terjadi tidak perlu dibukukan dan dilaporkan kembali, karena untuk keperluan analisis varians, perlu diketahui biaya standar serta biaya yang sesungguhnya.

DAFTAR PUSTAKA

Blocher, Edward J, et al, 2000, Manajemen Biaya : Dengan Tekanan Stratejik, Jakarta : Salemba Empat.

Ellen Christina, et al,  2002, Anggaran Perusahaan, Jakarta : PT.Gramedia Utama

Gunawan Adisaputro dan Marwan Asri, 1990, Anggaran Perusahaan-I, Edisi 3, Yogyakarta : Penerbit BPFE.

Harahap, Sofyan Syafri, 1997, Budgeting : Penganggaran Perencanaan lengkap, Jakarta : Raja Grafindo Persada.

M.Munandar, 2000, Budgeting : Perencanaan Kerja Pengkoordinasian Kerja Pengawasan Kerja, Yogyakarta : Penerbit BPFE.

M.Nafarin 2000, Penganggaran Perusahaan, Edisi Pertama, Jakarta : Salemba Empat

Mulyadi, 2001, Akuntansi Biaya, Jakarta : Salemba Empat.